PAC(4)-07-11 Papur 1

 

Papur Tystiolaeth i'r Pwyllgor Cyfrifon Cyhoeddus

 

 

Yn Ymateb ar y Cyd i'r Heriau a'r Cyfleoedd i Wasanaethau Cyhoeddus

 

 

 

Cyflwyniad

 

Mae'r nodyn hwn yn amlinellu sut mae Llywodraeth Cymru yn gweithio gyda phartneriaid i ymateb i'r heriau a'r cyfleoedd cyffredin i wasanaethau cyhoeddus yng Nghymru. Wrth amlinellu hyn, mae'n trafod camau gweithredu mewn perthynas ag argymhellion yn adroddiad diweddar Swyddfa Archwilio Cymru, Darlun o Wasanaethau Cyhoeddus 2011.

 

 

 

Cyd-destun

 

1.        Mae'r Rhaglen Lywodraethu yn amlinellu ymrwymiad Llywodraeth Cymru i “sefydlu rhaglen newydd i ddiwygio gwasanaethau cyhoeddus, gan weithio gydag arweinwyr y gwasanaethau cyhoeddus i ganfod cyfleoedd, yn genedlaethol ac yn rhanbarthol, i gefnogi darparu gwasanaethau mwy effeithlon ac effeithiol”. Mae'r Rhaglen Lywodraethu hefyd yn amlinellu nodau allweddol Llywodraeth Cymru ar gyfer gwella perfformiad gwasanaethau cyhoeddus, gan gynnwys ym meysydd iechyd, addysg a gwasanaethau cymdeithasol.

 

2.        Mae gweithio mewn partneriaeth â phob rhan o'r gwasanaeth cyhoeddus yng Nghymru a chyda phartneriaid cymdeithasol yn fodd i lunio ymateb ar y cyd i'r heriau a'r cyfleoedd cyffredin y mae angen i ni eu datblygu a'u cyflawni. Mae Llywodraeth Cymru, drwy hyn, yn ceisio diogelu a gwella'r gwasanaethau cyhoeddus y mae pobl ledled Cymru yn dibynnu arnynt, yng nghyd-destun nid yn unig galw cynyddol am wasanaethau cyhoeddus a disgwyliadau uwch yn eu cylch ond hefyd y sefyllfa ariannol fyd-eang a'r wasgfa barhaol ar wariant cyhoeddus yn y DU.

 

3.        Mae'r rhaglen waith hon a rennir yn ategu'r gwelliannau a'r diwygiadau penodol sy'n mynd rhagddynt mewn meysydd cyflawni penodol megis iechyd, gwasanaethau cymdeithasol, addysg a gwasanaethau llywodraeth leol eraill ac yn creu cydlyniaeth rhyngddynt. Mae hefyd yn cefnogi'r llwyfan a roddir gan y Gyllideb Ddrafft, sy'n nodi ymrwymiad Llywodraeth Cymru i barhau i gefnogi gwasanaethau rheng flaen.

 

Grŵp Arweinyddiaeth Gwasanaeth Cyhoeddus

 

4.        Mae'r rhaglen newydd o ddiwygio gwasanaethau cyhoeddus yn adeiladu ar sylfeini cadarn y gwaith a wnaed dros y flwyddyn ddiwethaf ar effeithlonrwydd ac arloesi, a helpodd i ysgogi arweinwyr gwasanaethau cyhoeddus ledled Cymru i gydweithio ar gyfres o flaenoriaethau y cytunwyd arnynt. Cydnabu adroddiad Swyddfa Archwilio Cymru (SAC), Darlun o Wasanaethau Cyhoeddus 2011, fod y dull gweithredu hwn “wedi llwyddo i ddwyn ynghyd arweinwyr yn y sector cyhoeddus i nodi gwahanol ffyrdd o dorri costau a gwella gwasanaethau a'u mabwysiadu.”

 

5.        Wrth galon y rhaglen ddiwygio newydd mae Grŵp Arwain y Gwasanaethau Cyhoeddus, y cyfeiriwyd ato yn adroddiad SAC. Sefydlwyd Grŵp Arwain y Gwasanaethau Cyhoeddus i roi arweiniad cenedlaethol ar ddiwygio gwasanaethau cyhoeddus a chydweithredu, ac i sbarduno gwelliant mewn gwasanaethau cyhoeddus yng Nghymru. Yn hanfodol, mae'n integreiddio’n well waith blaenorol allweddol ar effeithlonrwydd ac arloesi â'r rhaglenni diwygio o sylwedd sy'n mynd rhagddynt mewn meysydd cyflawni penodol.

 

6.        Mae sefydlu Grŵp Arwain y Gwasanaethau Cyhoeddus yn gyson ag argymhelliad (a) yn adroddiad SAC y dylai Llywodraeth Cymru, wrth ddatblygu'r dull gweithredu newydd, “… sicrhau ei bod yn parhau i gynnwys pob rhan o wasanaeth cyhoeddus Cymru a rhanddeiliaid allweddol yn llawn”.

 

7.        Cadeirir Grŵp Arwain y Gwasanaethau Cyhoeddus gan y Gweinidog Llywodraeth Leol a Chymunedau, fel y Gweinidog sy'n gyfrifol am gydlynu'r gwaith o wella gwasanaethau cyhoeddus, ac mae'n cynnwys prif weithredwyr gwasanaethau cyhoeddus ac uwch arweinwyr eraill sy'n gyfrifol am ddiwygiadau cenedlaethol a chydweithredu rhanbarthol, yn ogystal â phartneriaid cymdeithasol allweddol. Nodir aelodaeth y Grŵp Arwain y Gwasanaethau Cyhoeddus, a ddilynodd wahoddiad i arweinwyr gwasanaethau cyhoeddus yn ystod yr haf fynegi diddordeb, yn y diagram yn Atodiad A.

 

8.        Cyfrifoldebau allweddol Grŵp Arwain y Gwasanaethau Cyhoeddus a gyfarfu am y tro cyntaf ar 22 Medi ac unwaith eto ar 21 Tachwedd, yw:

 

i.       Sicrhau cydlyniaeth wrth weithredu’r agenda gyffredinol ar gyfer diwygio gwasanaethau cyhoeddus yng Nghymru, gan oruchwylio’r gwaith o weithredu ‘Compact Simpson’ rhwng Llywodraeth Cymru a Llywodraeth Leol a chryfhau cydlyniaeth trwy ddiwygio addysg, gwasanaethau cyhoeddus, iechyd a meysydd eraill;

 

ii.      cymeradwyo a gorfodi camau gweithredu yn genedlaethol er mwyn gwella effeithiolrwydd ac effeithlonrwydd gwasanaethau cyhoeddus;

 

iii.     datblygu arweinyddiaeth ranbarthol effeithiol ar gyfer cydweithio, gan adeiladu ar y strwythurau arwain rhanbarthol presennol, ac ôl troed daearyddol gwasanaethau cyhoeddus Llywodraeth Cymru ar gyfer cydweithio rhanbarthol.

 

 

Rhaglenni Gwaith Cenedlaethol

 

9.        O dan Grŵp Arwain y Gwasanaethau Cyhoeddus bydd tair rhaglen waith genedlaethol, pob un o dan arweiniad uwch arweinydd gwasanaeth cyhoeddus, yn helpu i ddatblygu'r agenda hon:

 

o      Gwasanaethau Effeithiol i Grwpiau Agored i Niwed, sy'n adeiladu ar waith effeithlonrwydd ac arloesi “Modelau Newydd ar gyfer Cyflenwi Gwasanaethau” ar weddnewid gwasanaethau;

 

o      Rheoli Asedau a Chaffael, sy'n adeiladu ar waith cynharach i wireddu cyfleoedd effeithlonrwydd ac effeithiolrwydd o reoli ystadau mewn ffordd ragweithiol a strategol, a sicrhau arbedion a gwerth ehangach am y £4.3 biliwn a werir bob blwyddyn drwy gaffael gan wasanaethau cyhoeddus;

 

o      Datblygu Sefydliadol a Gweithredu Argymhellion Simpson, a fydd, ochr yn ochr â goruchwylio'r gwaith o weithredu Compact Simpson, hefyd yn helpu i ddatblygu dulliau o drawsnewid busnes megis "Darbodus" fel cyfleoedd i wella effeithlonrwydd ac effeithiolrwydd (unwaith eto, drwy adeiladu ar waith cynharach ar effeithlonrwydd ac arloesi). Bydd hyn yn cynnwys, yn benodol, weithredu ar ganfyddiadau adolygiad y Ganolfan Ymchwil Menter Ddarbodus a gomisiynwyd ar y cyd â SAC.

 

Nodir meysydd gwaith allweddol ar gyfer y rhaglenni cenedlaethol yn Atodiad B.

 

10.     Mae'r rhaglenni gwaith yn adlewyrchu'r “meysydd gwaith allweddol” y cyfeiriwyd atynt yn adroddiad SAC ac maent yn gyson ag argymhellion (b) ac (c) ei hadroddiad:

 

(b)      “Gweddnewid yw'r ymateb cynaliadwy i doriadau ariannol. Mae angen i bob gwasanaeth cyhoeddus barhau i ddod o hyd i ffyrdd o newid sut y darperir gwasanaethau fel y gallant wella ansawdd a chanlyniadau ar gost is. I'r perwyl hwn, dylai gwasanaethau cyhoeddus edrych ar waith y Rhaglen Effeithlonrwydd ac Arloesi, yn enwedig y gwaith ar fodelau gwasanaeth newydd a gweddnewid busnes, fel ffynhonnell o ddulliau ymarferol o wella gwasanaethau”.

 

(c)      “Mae angen hefyd i wasanaethau cyhoeddus achub ar gyfleoedd i wneud arbedion yn eu trafodion, yn enwedig drwy brosesau caffael gwell a rheoli tir ac adeiladau'n well. Dylai pob gwasanaeth cyhoeddus yng Nghymru gefnogi'r dulliau addawol sydd wedi cael eu datblygu drwy'r Rhaglen Effeithlonrwydd ac Arloesi sydd bellach yn rhan o gylch gwaith y Grŵp Arweinyddiaeth Gwasanaethau Cyhoeddus newydd a'u hystyried.”

 

Cydweithredu Rhanbarthol

 

11.     Mae'r rhaglenni gwaith cenedlaethol hyn wedi'u hategu gan ffocws ar feithrin arweiniad cadarn ar gydweithredu a chyflawni ar lefel ranbarthol. Y sail dros hyn yw ôl troed daearyddol gwasanaethau cyhoeddus Llywodraeth Cymru ar gyfer cydweithredu rhanbarthol a chydlyniaeth, sy'n nodi chwe ardal benodol: Gogledd Cymru; Canolbarth a Gorllewin Cymru; Gwent; Caerdydd a'r Fro; Cwm Taf; a Bae Abertawe.

 

Ymgysylltu â Rhanddeiliaid a Rhannu Arfer Gorau

 

12.     Mae partneriaid allweddol yn yr agenda diwygio gwasanaethau cyhoeddus - undebau llafur, y trydydd sector, Swyddfa Archwilio Cymru, Cymdeithas Llywodraeth Leol Cymru a Chymdeithas Prif Weithredwyr Awdurdodau Lleol - yn cyfrannu drwy fod yn aelodau o Grŵp Arwain y Gwasanaethau Cyhoeddus. Mae nifer fach o uwch swyddogion Llywodraeth Cymru sydd â diddordeb uniongyrchol mewn meysydd o'r agenda ddiwygio hefyd yn bresennol.

 

13.     Yn ogystal â Grŵp Arwain y Gwasanaethau Cyhoeddus, mae Llywodraeth Cymru yn annog dialog rheolaidd gyda chymuned ehangach arweinwyr gwasanaethau cyhoeddus i gyfleu a thrafod cynnydd a mynd i'r afael â phroblemau cyfredol.

 

14.     Drwy Grŵp Arwain y Gwasanaethau Cyhoeddus ac yn fwy cyffredinol, bydd Llywodraeth Cymru yn parhau i weithio gyda SAC a phartïon eraill â diddordeb (er enghraifft, arolygiaethau, asiantaethau gwella, y byd academaidd a chanolfannau ymchwil) i gefnogi ffyrdd effeithiol o nodi a chyfnewid arfer gorau.

 

Llywodraethu a Chysylltiadau Ehangach

 

15.     Mae dull gweithredu Grŵp Arwain y Gwasanaethau Cyhoeddus yn adeiladu ar yr hyn a sefydlwyd o ran effeithlonrwydd ac arloesi, sef:

o   cefnogi diwygiadau mewn meysydd cyflawni penodol; a

o   helpu i gyflymu / cynyddu effaith gwaith diwygio trawsbynciol drwy ganolbwyntio camau gweithredu ar flaenoriaethau y cytunwyd arnynt.

 

16.     Fel y cyfryw, mae model llywodraethu Grŵp Arwain y Gwasanaethau Cyhoeddus wedi datblygu o'i ragflaenydd. Ar lefel genedlaethol, y Gweinidog Llywodraeth Leol a Chymunedau sy'n gyfrifol am yr agenda diwygio gwasanaethau cyhoeddus, ac yn y ffordd arferol mae'n atebol i Gynulliad Cenedlaethol Cymru ochr yn ochr â'i gyd-Weinidogion. Yn lleol, sefydliadau gwasanaethau cyhoeddus unigol, sydd â threfniadau llywodraethu sefydledig, sy'n ysgwyddo cyfrifoldebau am wneud penderfyniadau ac atebolrwydd am ddarparu gwasanaethau cyhoeddus a chymryd rhan yn yr agenda diwygio gwasanaethau cyhoeddus.

 

17.     Nid yw Grŵp Arwain y Gwasanaethau Cyhoeddus yn newid yr atebolrwydd hwn, ond mae'n ceisio sicrhau bod y broses ddiwygio yn mynd rhagddi'n llawer cynt drwy harneisio arweiniad aelodau'r Grŵp ar y cyd, ac arweinwyr gwasanaethau cyhoeddus y gymuned ehangach.

 

18.     Bydd yr arweiniad gwleidyddol ar y cyd ar yr agenda ddiwygio yn cael ei ddwyn ynghyd o dan Gyngor Partneriaeth diwygiedig i Gymru. Bydd y Gweinidog Llywodraeth Leol a Chymunedau yn codi materion a nodwyd gan Grŵp Arwain y Gwasanaethau Cyhoeddus gyda'r Cyngor Partneriaeth, neu fforymau priodol eraill gan gynnwys Cyngor Partneriaeth y Trydydd Sector a Chyngor y Prif Swyddog Gwybodaeth (sy'n darparu llywodraethu strategol ar gyfer datblygiadau TGCh yng Nghymru) i gytuno arnynt lle y bo angen. Bydd Cyngor Partneriaeth y Gweithlu yn ystyried goblygiadau gwaith a wneir o fewn Grŵp Arwain y Gwasanaethau Cyhoeddus i'r gweithlu. Bwriedir hefyd gysylltu â gwaith Rheoli yng Ngwasanaeth Cyhoeddus Cymru ar feithrin gallu rheolwyr ac arweinwyr yng ngwasanaeth cyhoeddus Cymru i wella'r ffordd y darperir gwasanaethau. Bydd y cysylltiadau hyn yn atgyfnerthu'r ffocws ar gyd-ddibyniaeth rhaglenni a oedd wedi'i greu o dan yr agenda effeithlonrwydd ac arloesi.

 

Adnoddau ategol

 

19.     Fel gyda'r gwaith blaenorol ar effeithlonrwydd ac arloesi, yn hytrach na chanolbwyntio ar wariant uniongyrchol gan Lywodraeth Cymru mae'r ffordd y bwriedir cefnogi'r gwaith yn seiliedig ar ddefnyddio adnoddau o bob rhan o'r gwasanaeth cyhoeddus a thu hwnt. Mae'r agenda ddiwygio yn un a rennir, a cheir arbenigedd mewn sawl sefydliad; yn benodol, caiff nifer o gyrff gwasanaethau cyhoeddus sydd â swyddogaethau gwella eu hariannu gan Lywodraeth Cymru.

 

20.     Dengys profiad ei bod yn hollbwysig peidio â thanbrisio'r hyn y gellir ei gyflawni na cholli golwg ar hynny, na'r adnoddau y gellir eu defnyddio drwy arweiniad ar y cyd. Yn ogystal â sefydliadau gwasanaethau cyhoeddus unigol, mae eraill sy'n parhau i gyfrannu at yr agenda ddiwygio a rennir yn cynnwys SAC, TUC Cymru, CLlLC a CGGC. Ni chaiff aelodau allanol o Grŵp Arwain y Gwasanaethau Cyhoeddus eu talu am eu hamser na'u digolledu gan Lywodraeth Cymru am eu costau teithio a chynhaliaeth.

 

21.     Fodd bynnag, mae swm bach o arian (£1.7m y.f.) ar gael i hwyluso'r gwaith hwn o Gyllideb Llywodraeth Leol a Chymunedau (o dan "Gwella Gwasanaethau, Cydweithredu a Democratiaeth" yn y dyfodol). Defnyddir y gyllideb hon, er enghraifft, i ariannu staff wedi'u secondio i'r rhaglenni gwaith; neu gaffael cymorth os nad oes modd dod o hyd i'r sgiliau / gwybodaeth arbenigol yn y sector cyhoeddus. Lle y bo'n briodol, telir rhai costau staff o gyllidebau costau rhedeg adrannol.

 

 

 

Dangos Cynnydd

 

22.     Mae Llywodraeth Cymru yn ymrwymedig i sicrhau bod cynnydd wedi'i wneud ar waith Grŵp Arwain y Gwasanaethau Cyhoeddus ac wedi'i ddangos, gan adeiladu ar y cynnydd a wnaed dros y flwyddyn ddiwethaf.

 

23.     Fel yr amlinellwyd yn nogfen y Gyllideb Ddrafft, drwy weithio gyda phartneriaid dros y flwyddyn ddiwethaf nodwyd cyflawniadau ac arbedion sylweddol, er enghraifft o ran rheoli asedau a chaffael:

o   gan weithio gyda Swyddfa Masnach y Llywodraeth, mae cronfa ddata benodol wedi cael ei datblygu i gasglu data am eiddo yn y sector cyhoeddus a helpu i reoli asedau'n well - Gwasanaeth Gwybodaeth Eiddo Electronig (ePIMS);

o   bydd ePIMS yn parhau i alluogi mentrau megis prosiect Adolygiad o Asedau gan sir Gaerfyrddin, sy'n cynnwys partneriaid o'r sector cyhoeddus a'r trydydd sector ac sydd wedi nodi tua £40m o asedau nad oes eu hangen mwyach o bosibl, ynghyd ag arbedion cysylltiedig o ran adnoddau;

o   o ran caffael, llwyddodd y sector cyhoeddus yng Nghymru i arbed £13.5m drwy ddefnyddio contractau fframwaith Cymru gyfan a £12.5m drwy fabwysiadu offer e-gaffael cyfnewidcymru yn 2010-11; a

o   at hynny, nododd llywodraeth leol a'r GIG eu bod wedi gwneud arbedion ychwanegol o fwy na £11m wrth gaffael gwasanaethau.

 

24.     Er mwyn sicrhau y caiff cynnydd ei gofnodi, un o'r blaenoriaethau ar gyfer gwaith yn y dyfodol yw parhau i ddatblygu'r fframwaith mesur a ddechreuwyd fel rhan o'r agenda effeithlonrwydd ac arloesi. Caiff y gwaith hwn ei arwain gan Grŵp Mesur o dan gadeiryddiaeth Michael Hearty, Cyfarwyddwr Cyffredinol Cynllunio Strategol, Cyllid a Pherfformiad. Daw aelodau o bob rhan o'r gwasanaethau cyhoeddus gan gynnwys ymarferwyr cyllid, llunwyr polisïau ac ystadegwyr yn ogystal ag arbenigwyr annibynnol o Swyddfa Archwilio Cymru a'r Sefydliad Siartredig Cyllid Cyhoeddus a Chyfrifyddiaeth (CIPFA).

 

25.     Fel y dengys y blwch isod, bwriedir parhau i weithredu yn seiliedig ar fframwaith mesur cytbwys sy'n cynnwys dangosyddion ariannol ac anariannol. At hynny, gan nad oes modd meintioli rhai mathau o effeithlonrwydd a gwelliannau yn hawdd, mae'r fframwaith hefyd yn ceisio cofnodi enghreifftiau ansoddol o gynnydd a chyflawniadau sy'n rhoi cyd-destun llawnach i fesurau llym a chanlyniadau a rennir. Mae'r dull gweithredu hwn yn adlewyrchu gwersi o raglenni effeithlonrwydd blaenorol yng Nghymru ac mewn mannau eraill, yn enwedig o ran cydnabod pwysigrwydd osgoi'r risgiau sy'n gysylltiedig â cheisio un mesur o enillion effeithlonrwydd a allai dynnu sylw oddi ar ganlyniadau pwysicach.

 

 

 

 

Fframwaith mesur

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


26.     Lle y bo'n briodol, caiff uchelgeisiau a llwybrau penodol eu pennu ymlaen llaw yn erbyn cynnydd y gellir ei asesu, er bod achosion lle mae olrhain cynnydd yn fwy priodol na phennu meincnod penodol.

 

27.     Bydd y cydbwysedd rhwng mesurau ariannol ac anariannol yn amrywio yn ôl natur y maes. Mae rhai meysydd, megis caffael, yn tueddu i fod yn addas iawn ar gyfer dulliau mesur ariannol, ond er bod ffocws cynyddol ar nodi ac asesu manteision ariannol yn ogystal â gwelliannau i wasanaethau ym mhob maes. Un enghraifft o hyn yw datblygu offeryn prototeip i asesu'r arbedion cost a all ddeillio o gynnig ffyrdd mwy rhagweithiol ac integredig o gefnogi teuluoedd sy'n agored i niwed.

 

28.     Gan adlewyrchu gwersi a ddysgwyd o raglenni effeithlonrwydd blaenorol, nid yw'r fframwaith mesur yn ceisio hawlio y bydd newidiadau yn y dangosyddion nac arbedion yn codi o ganlyniad i Grŵp Arwain y Gwasanaethau Cyhoeddus yn unig. Er enghraifft, mae rhai mentrau allweddol megis cyfnewidcymru wedi cael eu datblygu ers amser. Yn yr achosion hyn cyfraniad Grŵp Arwain y Gwasanaethau Cyhoeddus yw ymgysylltu ag uwch arweinwyr gwasanaethau cyhoeddus a phwysleisio pwysigrwydd y mentrau hyn a'r cyfleoedd a gynigir ganddynt a thrwy'r cymorth hwn sicrhau y cânt eu mabwysiadu yn gynt ac y byddant yn cael effaith yn gynt.

 

29.     Felly mae'r fframwaith mesur yn cynnwys cydbwysedd o weithgarwch i ddylanwadu ar welliannau i effeithlonrwydd ac effeithiolrwydd gwasanaethau cyhoeddus a chyfrannu at hynny, yn ogystal â mesurau canolradd a mesurau canlyniad ehangach. Efallai na ellir priodoli gwelliannau'n uniongyrchol i Grŵp Arwain y Gwasanaethau Cyhoeddus ond gallant fod yn ddangosyddion pwysig o well gwasanaethau a chanlyniadau. Bydd y gweithgareddau dylanwadu yn wahanol ar gyfer pob rhaglen waith, ond gallant gynnwys cymryd camau i gyfleu'r ddadl dros newid, nodi a rhannu arfer da, cefnogi cymunedau ymarfer arbenigol, ac ymgysylltu'n uniongyrchol ag arweinwyr gwasanaethau cyhoeddus, y gweithlu a phartneriaid cymdeithasol.

 

30.     Caiff y fframwaith ei ddatblygu i ganolbwyntio ar y rhaglenni gwaith cenedlaethol newydd ar ôl i Grŵp Arwain y Gwasanaethau Cyhoeddus gytuno ar eu cynlluniau gwaith manwl. Wrth wneud hynny bydd y fframwaith yn adeiladu ar gynnwys sydd eisoes wedi'i ddatblygu ar gyfer y meysydd hyn a'i ddefnyddio i helpu i ddangos cynnydd. Nodir enghraifft o'r fframwaith mesur cyfredol ar gyfer caffael yn Atodiad C, a ddefnyddir gan fwrdd y rhaglen gaffael i roi gwybod am gynnydd a chyflawniadau a rhoi sicrwydd yn eu cylch.

 

31.     Caiff y gwaith o adnewyddu'r fframwaith mesur ei gwblhau dros yr ychydig fisoedd nesaf, ac yna bydd yn parhau i ddatblygu dros amser wrth i ragor o wybodaeth a thystiolaeth ddod i law.

 

Cydweithio i Ddiogelu a Gwella Gwasanaethau

 

32.     Bydd manteision y rhaglen ddiwygio a ddechreuwyd o dan yr agenda effeithlonrwydd ac arloesi, ac sydd wedi cael ei hadnewyddu a'i chyflymu o dan Grŵp Arwain y Gwasanaethau Cyhoeddus, yn cynyddu dros amser. Ochr yn ochr â chydweithio ar y rhaglen ddiwygio hon mae'n bwysig, fel yr argymhella adroddiad SAC, fod gwasanaethau cyhoeddus yn cydweithio i ymateb i heriau ariannol yn y tymor byr:

o   Argymhelliad (ch): Cymaint yw'r heriau ariannol yn y tymor byr efallai y bydd angen i rai gwasanaethau cyhoeddus ystyried lleihau lefel neu ansawdd rhai gwasanaethau. Dylai gwasanaethau cyhoeddus ledled Cymru gydweithio wrth gynllunio toriadau, ac wrth fonitro effeithiau ar ddefnyddwyr gwasanaethau, canlyniadau ehangach a gwasanaethau cyhoeddus eraill a'u lleddfu.

 

33.     Y realiti o ran y toriadau i gyllideb Cymru gan Lywodraeth y DU yw eu bod yn effeithio ar bob maes o wasanaeth cyhoeddus. Mae Llywodraeth Cymru wedi bod yn glir o ran y blaenoriaethau a roddwyd ar wasanaethau rheng flaen, gan gynnwys ond heb fod yn gyfyngedig i ysgolion ac iechyd, ac mae wedi diogelu'r cyllidebau hyn hyd y gellir.

 

34.     Er gwaethaf hyn, mae cyfrifoldeb ar bob gwasanaeth cyhoeddus i gydweithio i ddarparu gwasanaethau yn fwy effeithiol ac effeithlon. Ar lefel genedlaethol, y sylfeini ar gyfer cydweithio yw'r cyfeiriad strategol clir a'r ffocws ar ganlyniadau sy'n deillio o'r Rhaglen Lywodraethu, ynghyd â'r penderfyniad i flaenoriaethu arian ar gyfer gwasanaethau rheng flaen. Ategir hyn gan gyd-arweiniad cadarn ac ethos o gydweithredu ar gyfer gwasanaethau cyhoeddus, yn hytrach na chystadlu cynhennus.

 

35.     Mae hefyd yn wir ar y lefel leol a rhanbarthol, lle y gall arweiniad ar y cyd a grëir drwy Fyrddau Gwasanaethau Lleol a phartneriaethau rhanbarthol gael effaith bwerus o ran arloesi a chydgysylltu wrth ddarparu gwasanaethau - gan ganolbwyntio ar bobl a chanlyniadau, nid ar sefydliadau a phrosesau.

 

36.     Felly mae Llywodraeth Cymru yn ymrwymedig i barhau i weithio gyda gwasanaethau cyhoeddus a phartneriaid cymdeithasol i achub ar y cyfleoedd i weddnewid busnes a gwasanaethau ar lefel genedlaethol, rhanbarthol a lleol, a hyd y gellir, i liniaru effaith yr heriau ariannol nes bod modd gweld buddiannau llawn gweddnewid o'r fath. Mae hyn yn adlewyrchu penderfyniad i ddiogelu a gwella'r gwasanaethau cyhoeddus a werthfawrogir gan bobl ledled Cymru.

 


Atodiad A                  Membership of the Public Service Leadership Group

 


Atodiad B     Key areas of work for the national work programmes

 

 

Effective Services for Vulnerable Groups

 

This work programme will identify, promote and support the development of collaborative approaches to delivery to provide more effective and efficient services that can improve the life chances of vulnerable people and groups. It will:

 

o   focus on deep rooted delivery challenges that have a high cost in both human and financial terms;

 

o   identify innovative solutions and best practices where there is a proven positive impact on outcomes and budgets;

 

o   direct and support the implementation of new and proven approaches where appropriate;

 

o   engage with public service partners to disseminate these best practices and encourage their adoption across Wales; and

 

o   constructively challenge slow or weak adoption where necessary to achieve high and fast impact.

 

 

Asset Management and Procurement

 

This work programme brings together, builds on, and utilises earlier work to realise efficiency and effectiveness opportunities from proactive, strategic estate management and to drive savings and wider value from the £4.3 billion spent annually through procurement by public services. Areas of focus will include:

 

o   promote and develop projects to make effective use of enabling tools such as the property database (ePIMS) and other systems;

 

o   support estates pilot projects aimed at accelerating activities at three levels: corporate asset rationalisation; local area collaboration; and opportunities from the use of surplus assets;

 

o   encourage greater use of collaborative procurement agreements;

 

o   increase adoption of xchangewales e-procurement tools, and develop projects to help ensure xchangewales is used to its full capacity;

 

o   simplify and standardise procurement practice; and

 

o   develop proposals for a National Procurement Service for common and repetitive spend.

 

 

Organisational Development and Simpson Implementation (ODSI)

 

This group will act as the programme board to take forward Simpson Review and develop approaches to support change and broader organisational development across the Welsh public service. 

 

In the Simpson context it will:

 

o   provide strategic oversight of the implementation of the full Simpson agenda, and drive forward an agreed set of priority actions to demonstrate tangible progress in key areas;

 

o   ensure coherence to broad local government reform agenda arising from the Simpson Report and the specific reforms in education and social services;

 

o   develop a clear model to reflect the consequences of the individual service delivery reforms on the roles of local authorities, their corporate functions and ways of working; and

 

o   build coherence and identify opportunities for shared corporate functions across local government and the wider public service.

 

On the broader public service reform agenda it will commission task and finish groups to:

 

o   support the development of Lean and systems thinking as opportunities to improve efficiency and effectiveness; and

 

o   develop opportunities for new ways of working and identify any potential technological, asset and human resource implications.


Atodiad C            Procurement National Work Programme: Measurement Framework

 

 

Detail

Latest position - 1st Qtr FY 11/ 12

Ambition

Commentary

Collaborative Procurement and Commissioning

 

Chair:

TBC

 

Lead:

Alison Standfast

The Baseline year is 2010/11. Detail here describes the methodology, scope and frequency for reporting against the indicator. 

This will describe the latest position against the starting point.

This will be the trajectory the project is aiming for.  Some indicators will have a clear ambition, perhaps to achieve a certain number or £, etc.

In some cases it will be inappropriate to have a goal; it would be useful to state the reasons why here.

This column can be used for exception reporting, either for those indicators which are not yet live, where the data is telling an unexpected story or where there are no relevant indicators.

This workstream seeks to secure greater value from the £4.3bn public sector procurement across Wales.  There are opportunities to deliver cash releasing savings through smarter procurement and more intelligent commissioning. This is supported by use of technology through xchangewales which not only delivers process time savings but also the management information needed to organise our spend. It is equally important that public procurement fosters strong Welsh supply chains and delivers economic and social benefits. This is supported by the adoption of approaches and tools that simplify public procurement and make it more accessible. The indicators are therefore a combination of cash-releasing and time saving measures, backed up by adoption rates.   

A. Financial Indicators

A1. Savings identified from adoption of xchangewales tools.

 

Savings will be reported on a quarterly basis against a standard saving calculation for use of e-trading hub (e-invoicing and e-ordering); e-tendering and purchase cards. (E-auctions are reported under A2).    

For the period of April – June ‘11 (FY 11/12) process savings were:

eTrading - £0.17m

eSourcing - £0.31m

Welsh Purchasing Card - £0.71m

(data up to and including May ’11 - WPC data unavailable in May ’11).

e-trading – For all LHBs and 75% LAs to be live by 2013 – delivering critical mass and achieving estimated process savings of £50m

At June 2011, 10 LHBs were live including Public Health Wales.

8 LA's live with over 200 schools trading.

WAG – live

A2. Savings identified from ‘leveraging our spend’ strategy.

Savings will be reported quarterly against the %change in price as a result of activity (multiplied by estimated spend) for the agreed period. The work of Value Wales, Procurement Services (Health), WPC, NWPP, and others will be in scope.   Decision Required: Need to confirm who will be responsible for collating and forwarding information for each area to be recorded centrally.

VW: cashable savings 2010/11 -£13.5m, baselined to zero from April - 1st quarter results available July. 

NWPP: cashable savings 2010/2011:£1.58 million

WPC: cashable savings 2010/2011: £3.2m.

Procurement Services (Health): cashable savings April/ May 11: £5.96 million

HE: reports not ready to be circulated at this time

MAWW: reports not ready to be circulated at this time

FE; reports not ready to be circulated at this time.

Police: reports not ready to be circulated at this time.

The project will collate savings across Wales against the overall ambition of £200m. Over 5 years specific  areas include identifying and realising :

- £50m from Value Wales led projects; 

- £23.8m from NHS plan

- £17m from WPC and NWPP 

A new savings methodology for savings from Value Wales frameworks has been introduced.

A3. Savings identified from 6 priority projects (a subset of A2)

Savings from the 6 work stream priority projects will be broken out to give greater visibility (quarterly).

1.       National Procurement Service Project

2.       Good Procurement Practice Project

3.       Top 50 Suppliers Project

4.       Consultancy Advice Centre Project

5.       Procurement Indicators Project

6.       Terms and Conditions Project 

Projects in initiation stage and in process of identifying benefits at business case stage

 

To be confirmed – at business case stage

 

A4. Savings identified from the ESF Homegrown Talent Project (a subset of A2)

Savings identified as a result of the Homegrown Talent placements will be broken out to give greater visibility (quarterly) 

 

 

1st placements will be completed end of January 2012. Outcomes to be reviewed following completion.

 B. Non Financial Indicators

B1. Volume of electronic transactions

 

This supports delivery of A1 and will demonstrate depth of adoption and will cover e-orders and e-invoices and use of purchase card.

For the period of April – June ‘11 (FY 11/12) volumes were:

ePurchase Orders/eInvoices: 26,892
(PO's = 1
7,108, eInvoices = 9,784)

Welsh Purchasing card transactions: 24,337

(data up to and including May ’11 - WPC data unavailable in May ’11).

The ambition in 5 years is for 100% of tenders and 70% of invoices to be electronic.  

 

B2. Average % of organisations using identified collaborative contracts

 

Initially this will cover adoption rates of Value Wales agreements but can be extended. It supports delivery of A2. 

Engagement with VW frameworks currently 85-90%.

The ambition is for 100% either adopted or justified.

 

B3. Number and percentage of organisations adopting SQuID approach (and e-tool when live)

 

Adoption of this will benefit Welsh SMEs and take cost out of tender process for suppliers

To date, 26 organisations have committed to using SQuID.

 

 

B4. Value of projects adopting Community Benefits approach and number of resulting jobs

 

Community Benefits covers a range of wider benefits including local supply chains, opportunities for unemployed, supported businesses etc.

Community benefits have been applied to range of current procurements covering almost 2bn of construction projects. 

 

 

 C. Qualitative information

Qualitative information, by its nature, will not necessarily fall into the headings above.  Hence this should be free text, but ideally it should still cover success factors, time periods, coverage, etc.

C1.  This will provide case study examples of smarter procurement delivered by individual organisations in line with central guidance and best practice.